Przede wszystkim jeżeli jako pracodawca chcesz stosować monitoring w miejscu pracy musi mieć do tego uzasadnienie. Według przepisów wprowadzenie monitoringu jest uzasadnione, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Katalog wskazany powyżej jest katalogiem zamkniętym, a to oznacza, że monitoring nie może być wykorzystywany w celu oceny pracy pracownika, czy też rejestracji czasu pracy.
Wprowadzając monitoring, pamiętaj, że dopuszczalna jest wyłącznie rejestracja obrazu.
Monitoring może swym zasięgiem obejmować teren zakładu pracy, jak również teren wokół niego. Monitoring bezwzględnie nie może obejmować swoim zasięgiem pomieszczeń które zostały udostępnione zakładowej organizacji związkowej, pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu związanego z zapewnieniem bezpieczeństwa pracowników czy też ochrony mienia. Pamiętaj, że prowadzenie monitoringu we wskazanych powyżej pomieszczeniach nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych Twoich pracowników. Ustawodawca wskazuje, że w przy stosowaniu monitoringu w tych miejscach powinny zostać zastosowane techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Ponadto monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a w przypadku jej braku – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
W zgodzie z zasadą ograniczenia celu, a także uregulowaniami Kodeksu Pracy, nagrania obrazu możesz przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i możesz je przechowywać przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące, od dnia dokonania nagrania. Jedynym warunkiem, kiedy mógłbyś przetwarzać nagrania dłużej, to przypadek, gdy stanowią one dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie odrębnych przepisów prawa lub powziąłeś wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Jeżeli zajdzie takie podejrzenie, termin przechowywania nagrań może ulec przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie okresów, w których nagrania mogą być przechowywane, wszelkie nagrania, które posiadają dane osobowe, np. dotyczące wizerunku, muszą zostać usunięte.
W związku z tym, że monitoring jest szczególnym środkiem przetwarzania danych osobowych, cele, zakres, a także sposób jego zastosowania musisz ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli jako pracodawca nie jesteś układem zbiorowym pracy lub nie stosujesz regulaminu pracy.
Twoi pracownicy muszą mieć świadomość, że w danym zakładzie pracy zastosowanie ma monitoring, w związku z tym w przypadku wprowadzania monitoringu musisz o tym poinformować pracowników, jednak nie później niż 2 tygodnie przed planowanym uruchomieniem monitoringu. W przypadku dopuszczania nowych pracowników do pracy, w zakładach w których stosowany jest monitoring, pracodawca zobowiązany jest do przekazania na piśmie informacji dotyczących celu, zakresu, a także sposobów zastosowania monitoringu.
Istotnym, a w praktyce często pomijanym obowiązkiem jest konieczność oznaczenia pomieszczeń i terenu, który jest monitorowany. Oznaczenie musi być widoczne i czytelne, a dokonać go można za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Oznaczenie pomieszczeń musi być dokonane nie później niż 1 dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Jakub Szajdziński
Partner Zarządzający
ENSIS Kancelaria Prawna
Cioczek & Szajdziński Sp.j.
Jeżeli potrzebujesz pomocy prawnej, skontaktuj się ze mną: https://ensiskancelaria.com/jakub-szajdzinski/
Jeżeli chcesz pozostawać na bieżąco z nowymi przepisami zapraszamy do dołączenia do naszej grupy na Facebook
Chcesz wiedzieć więcej? Zapisz się na nasz newsletter.